Avant de planifier une réunion, il est important d’être clair au sujet de vos objectifs pour la discussion. Si vous demanderez quelqu’un pour du temps pour avoir une rencontre avec vous, il est important de réfléchir au sujet de ce que vous souhaitez réaliser.
Vérifiez ici pour comment fixer des objectifs SMART, qui sont différents de réaliser des objectifs. Vos objectifs SMART pour votre intervention guident votre stratégie générale. Au cours d’une réunion, vous pouvez faire avancer un peu cet objectif général, mais vous n’atteindrez probablement pas vos objectifs généraux avec cette conversation unique.
Dès que vous aurez identifié vos objectifs pour la réunion, vous pouvez décrire un plan ou un ordre du jour approximatif pour la réunion. Avoir un ordre du jour pour la réunion, ou un plan pour la réunion, signifie que vous pouvez informer la personne que vous rencontrez au sujet de quoi vous vous attendez de discuter avant la réunion. Leur donner un résumé de ce à quoi s’attendre lors de la réunion est un bon geste de bonne foi qui permet à la personne que vous rencontrez de se préparer à l’avance.
Voici un exemple général de comment fonctionnent des ordres du jour efficaces pour les rencontres en matière de l’intervention :
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Informez-les au sujet de votre perspective du problème : Si le décideur ne connaît pas déjà ce problème, vous pouvez devoir commencer avec de l’éducation. Ceci est votre opportunité de raconter votre histoire, de l’aider à comprendre votre perspective, et de montrer qu’il y a un problème qui doit être abordé.
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Se mettre d’accord sur une définition commune du problème : La prochaine étape est d’assurer que vous et le décideur avez une compréhension commune du problème. Il peut reconnaître qu’il y a un problème mais avoir une perspective complètement différente de ce qu’est le problème. Avant de pouvoir passer à des solutions, vous devez collaborer pour vous mettre d’accord sur ce qu’est le problème.
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Solutions potentielles actuelles : Au lieu de juste vous concentrer sur les problèmes, il est important que vous soyez aussi préparés avec différentes options pour comment le problème peut être résolu. Dès que vous et le décideur vous mettez d’accord sur ce qu’est le problème, vous pouvez partager vos idées pour quelles actions peuvent être prises pour le résoudre.
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Travaillez ensemble pour identifier la meilleure solution : Après avoir présenté vos idées pour des solutions, le décideur pourrait aussi avoir des idées à ajouter. Ensemble, essayez de vous mettre d’accord sur quelle solution vous viserez.
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Mettez-vous d’accord sur les prochaines étapes : Finalement, vous pouvez travailler ensemble sur les prochaines étapes. Identifiez quelle(s) action(s) sera/seront prise(s) et par qui. Établissez une échéance pour quand vous ferez un suivi pour vérifier le progrès et continuer la conversation.
Si ce n’est pas une rencontre formelle, il n’est pas indispensable que vous partagiez un ordre du jour avec les autres participants de la réunion, mais vous pouvez vouloir garder une échéance approximative dans votre esprit afin de rester sur la bonne voie lors de la conversation.
Voici ce à quoi peut paraître un ordre du jour provisoire pour une réunion de 30 minutes :
- 5 minutes : Introductions
- 5 minutes : Présenter ma perspective au sujet du problème
- 10 minutes : Discussion du problème
- 10 minutes : Présenter mes solutions potentielles
- 10 minutes : Discussion des solutions et de l’accord sur les prochaines étapes
N’oubliez pas que selon votre objectif en matière de l’intervention, une réunion peut ne pas suffire. Vous pouvez devoir avoir une conversation juste pour discuter du problème et arriver à un accord qu’il y a un problème, et ensuite une réunion de suivi (ou des réunions) pour discuter des solutions. Ceci vous donne un point de départ général pour toute conversation avec un décideur.
