La meilleure façon d’assurer qu’un décideur vous entend est d’avoir un message clair. Afin que votre message soit clair, vous devez :
- Utiliser une langue concise et simple
- Présenter un problème et une solution simples
- Garder votre point principal, et montrer comment votre solution résoudra efficacement le problème.
Ce peut signifier de prioriser un ou deux principaux problèmes et de sauver les autres à plus tard.
Si vous écrivez à un décideur, il peut être tentant d’inclure tous les problèmes qui vous inquiètent. Cependant, comme nous l’avons discuté dans la
section Établissement d’un objectif, si vous incluez plusieurs différents problèmes, le décideur peut facilement décider de viser le problème qui est le plus facile à résoudre et ignorer les autres. Il peut ignorer la plus importante chose dont vous avez voulu lui parler.
Si vous avez plusieurs problèmes qui sont urgents, songez si vous pouvez les encadrer sous un thème commun. De telle façon, ce peut être considéré en tant qu’un grand problème, avec quelques différents aspects, au lieu d’une liste de cinq différents problèmes.
Structure
Votre message sera clair si votre lettre ou votre courriel a une structure. Voici une structure de base que vous pouvez suivre :
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Introduction
- S’il ne vous connaît pas déjà, introduisez-vous et comment vous êtes liés au décideur.
- Décrivez brièvement (en une ou deux phrases), la raison pour laquelle vous lui écrivez.
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Corps
- Décrivez le problème avec plus de détails. Essayez de ne pas inclure les petits détails mais d’inclure assez d’information pour l’aider à comprendre quel est l’impact sur vous ou la personne que vous défendez.
- Décrivez les solutions potentielles que vous avez pour le problème.
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Conclusion
- Dites au décideur ce que vous souhaitez qu’il fasse. Ceci peut inclure des actions spécifiques que vous souhaitez qu’il prenne, une décision qu’il peut prendre, ou bien une demande pour une réunion pour discuter davantage au sujet du problème.
- Remerciez-le de son temps pour examiner votre demande.
- Dites-lui quand vous ferez votre prochain suivi.
Le ton et la langue
Le ton et la langue de votre correspondance au décideur peut jouer un rôle décisif en matière de vos efforts d’intervention. Il sera utile d’aborder votre rédaction avec une bonne foi.
Voici des conseils :
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Soyez clairs et assertifs. Il est acceptable d’être direct au sujet de la raison pour laquelle vous lui écrivez. Plus vous êtes directs au sujet de ce que vous demandez, plus clair et comprenable sera votre message. (Consultez la
section de la Confiance en soi pour plus de conseils.)
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En même temps, soyez amicaux et respectueux. Si vous n’avez pas encore rencontré le décideur, ceci est sa première impression de vous. Si vous donnez l’impression que vous êtes une personne amicale et collaborative, il sera plus probable qu’il voudra continuer de collaborer avec vous.
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Vous ne devez pas utiliser un vocabulaire avancé ou de niveau professionnel. Il est complètement acceptable d’utiliser des mots simples et clairs.
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Relisez : Pour vérifier votre langue et votre ton, assurez-vous de relire ce que vous avez écrit avant de l’envoyer. Il est utile de le lire à haute voix et de réfléchir au sujet de comment il sonnerait à quelqu’un qui ne vous connaît pas. Ou, demandez quelqu’un de le relire pour vous. Il peut aussi vérifier pour toute erreur d’orthographe ou de grammaire, pour assurer que le message est exact.
